Bakkavor MasterClass
Proyecto de Masterclass para Bakkavor para hacer la comunicación interna más eficiente, reduciendo costes de mala comunicación mediante protocolos de transferencia de información y recursos audiovisuales.
El proyecto de Masterclass para Bakkavor pertenece a un conjunto de trabajos para hacer la comunicación interna más eficiente.
Según varios estudios, el coste de mala comunicación interna puede ser de hasta 10k al año por empleado. Hablamos de tiempo perdido buscando información, haciendo trabajo ya realizado o simplemente un mal entendimiento entre usuarios. Según nuestros cálculos y varios análisis de terceros que nos lo confirman, (cómo The Holmes Report) podemos aproximar un coste de ineficiencias de 28.5 Millones al año, para empresas de este tamaño.
Un coste oculto, fruto de una fricción entre comunicación, fue nuestro punto de partida. Diseñamos una serie de protocolos de transferencia de información, apoyados por recursos audiovisuales, para reducir estas ineficiencias.
Un Desglose del Trabajo
El problema se debe resolver desde múltiples planos. Uno es la forma en la que se accede y busca información. Un entorno seguro, escalable y fácil de buscar y almacenar información. La nube y digitalización de la información fueron básicos para resolver este problema.
El siguiente punto de trabajo es el flujo de conocimiento e información. Sabemos dónde está y cómo usar infraestructura en la nube, ahora debemos adquirir y compartir ese conocimiento con facilidad. Se diseñaron varios formatos para facilitar esta comunicación. El Masterclass para Bakkavor fue el más popular y simple de entender. Además, dónde mejor retorno de productividad obtuvimos.
Fundamentalmente 42 Fábricas actúan cómo nodos o núcleos de información. Se juntan y comparten la información y conocimientos adquiridos en su núcleo. Acto seguido se agrega y comparte en un formato que consiste en recursos audiovisuales (vídeo e imagen) al igual que pdfs, presentaciones y otros documentos adjuntos. Esta información se actualiza y diseña para que sea la de mayor restricción y exigencias, aunque existan países que tengan restricciones más suaves. Así obtenemos lo mejor en completo. La información fluye con facilidad y según requerimientos de grupos, departamentos o individuos.
Algunas MasterClass de Bakkavor
La información trabajada pertenece a comunicación interna, y recopila ventajas competitivas de Bakkavor que son privadas. Se nos ha concedido permiso para hablar del proyecto y de algunos de los campos de aplicación, sin entrar en detalles concretos. Los campos destacados son los siguientes:
- Diseño y Desarrollo de Nuevos productos (NPDs)
- Recursos humanos y Nuevos empleados
- Calidad y Limpieza/Higiene en Fábricas
- Visitas y conocimiento de Chefs Ejecutivos
- Aplicación Comercial y de nuevos clientes
Cada campo de aplicación requería un enfoque específico. Las MasterClass sobre NPDs se enfocaban en procesos de desarrollo, pruebas de concepto, y validación de mercado. Las MasterClass de Recursos Humanos cubrían procesos de onboarding, políticas corporativas, y desarrollo profesional. Las MasterClass de Calidad y Limpieza documentaban protocolos específicos que aseguraban estándares consistentes en todas las fábricas.
Las MasterClass sobre Chefs Ejecutivos eran especialmente valiosas porque capturaban conocimiento tácito que de otra forma se perdería. Se documentaban técnicas culinarias, preferencias de ingredientes, y procesos de creación de recetas que representaban años de experiencia. Este conocimiento se compartía con chefs en otras fábricas, acelerando el aprendizaje y mejorando la consistencia del producto.
Impacto y Resultados
El impacto del proyecto se midió en términos de reducción de tiempo perdido buscando información, reducción de trabajo duplicado, y mejora en la transferencia de conocimiento. Las 42 fábricas ahora tenían acceso inmediato a información estandarizada y actualizada, reduciendo significativamente las ineficiencias de comunicación.
El retorno de productividad fue especialmente notable en áreas donde la información cambia frecuentemente, como desarrollo de productos y protocolos de calidad. Los empleados podían acceder rápidamente a la información más actualizada, asegurando que siempre trabajaban con los estándares más altos y las mejores prácticas más recientes.
Reducción de Costes de Mala Comunicación
El proyecto se diseñó específicamente para abordar el coste oculto de mala comunicación interna, estimado en hasta 10k al año por empleado según estudios. Para empresas del tamaño de Bakkavor, esto se traducía en aproximadamente 28.5 millones al año en ineficiencias. El proyecto se enfocó en reducir estas ineficiencias mediante protocolos estructurados de transferencia de información apoyados por recursos audiovisuales.
Las ineficiencias identificadas incluían tiempo perdido buscando información, trabajo duplicado, y malentendidos entre usuarios. El sistema desarrollado abordaba cada una de estas áreas mediante soluciones específicas: acceso rápido a información, documentación clara de procesos, y formatos visuales que facilitaban la comprensión.
Sistema de Nodos de Información
Las 42 fábricas actuaban como nodos o núcleos de información que se conectaban para compartir conocimientos adquiridos. Este sistema distribuido permitía que cada fábrica contribuyera con su expertise específico mientras accedía al conocimiento de otras fábricas. La información se agregaba y compartía en formatos que consistían en recursos audiovisuales (vídeo e imagen) además de PDFs, presentaciones y otros documentos adjuntos.
El sistema se diseñó para que la información fluyera con facilidad según requerimientos de grupos, departamentos o individuos. Se implementaron sistemas de búsqueda y filtrado que permitían encontrar información relevante rápidamente, reduciendo significativamente el tiempo perdido buscando información. Esta eficiencia se traducía directamente en ahorro de costes y mejora de productividad.
MasterClass sobre Chefs Ejecutivos
Las MasterClass sobre Chefs Ejecutivos eran especialmente valiosas porque capturaban conocimiento tácito que de otra forma se perdería. Se documentaban técnicas culinarias, preferencias de ingredientes, y procesos de creación de recetas que representaban años de experiencia. Este conocimiento se compartía con chefs en otras fábricas, acelerando el aprendizaje y mejorando la consistencia del producto.
El formato de vídeo permitía mostrar técnicas de forma visual que sería difícil de comunicar solo con texto. Los chefs podían ver exactamente cómo se realizaban ciertas técnicas, qué consistencia debían tener los productos, y cómo identificar problemas comunes. Esta transferencia visual de conocimiento era especialmente efectiva porque permitía que chefs en diferentes ubicaciones aprendieran de los mejores sin necesidad de desplazamientos costosos.
